Wo kann ich angeben, dass ich nur virtuell verfügbar bin?

Tippen Sie zweimal kurz hintereinander auf den Terminvorschlag einer smartPoll und schon weiß der Organisator, dass Sie an diesem Termin nur virtuell verfügbar sind. In der Business Edition fügt Scedule der finalen Termineinladung dann sogar automatisch eine Skype-for-Business-URL hinzu.

Welche Vorteile bietet Scedule?

Scedule ist einfache Terminabstimmung ohne das lästige Hin und Her von E-Mails oder Telefonaten. Ihr Kalender wird jedoch nicht veröffentlicht. Stattdessen ermittelt Scedule passende und sinnvolle Terminvorschläge für Sie, Ihre Kollegen und Geschäftspartner. Darüber hinaus übernimmt Scedule die Reservierung von Besprechungsräumen und Organisation anderer, für Ihre Termine notwendiger, Ressourcen. Sie können sich stattdessen ganz und gar auf Ihre Arbeit und den Inhalt Ihrer Termine fokussieren.

Wie funktioniert Scedule?
Scedule ist zunächst einmal eine App, die Ihre Verfügbarkeit aus allen Ihren Kalendern und persönlichen Präferenzen ermittelt. Im Rahmen einer Terminabstimmung gleicht Scedule dann die Verfügbarkeit von allen Teilnehmern eines Termins, wenn diese Scedule nutzen, ab. Der Scedule Algorithmus ermittelt entsprechend sinnvolle Terminvorschläge, wobei die Auslastung, Vorlaufzeiten, Prioritäten, Zeitzonen, aber auch die örtliche Verfügbarkeit der Teilnehmer berücksichtigt werden. So brauchen Sie als Organisator nur den besten Terminvorschlag wählen und zum Termin einladen.
Zur Einbindung von Kontakten die Scedule nicht nutzen, wählen Sie einfach bis zu 6 Terminvorschläge aus. Scedule startet dann vorab die smartPoll – eine interaktive Umfrage.
Finale Termineinladungen werden immer mit ihrem präferierten Kalender synchronisiert, der dann die Einladungen verschickt. Somit ist Scedule keine Kalender App, sondern eine Erweiterung dessen um die essentielle Funktion der einfachen Terminabstimmung. 
Scedule übernimmt zudem die Organisation relevanter Ressourcen. Als Unternehmen können Sie Ihr Office 365 integrieren. Im Zuge der Terminvereinbarung berücksichtigt und bucht Scedule dann auch Ihre darin verwalteten Konferenzräume. Auch die Zugangsdaten zu einem virtuellen Skype for Business Termin bindet Scedule ein. Die Integration weiterer Systeme (Besucher-Management, Parkplatzbuchung, Catering, …) ist auf Anfrage möglich.
Was unterscheidet Scedule von X.ai, Calendly oder vergleichbaren Tools?
  • Ihr Kalender wird nicht veröffentlicht: Stattdessen ermittelt Scedule Ihre Verfügbarkeit aus allen Kalendern die Sie mit Ihrem Smartphone synchronisieren, und verwahrt diese treuhänderisch (smartMatching).
  • Ihre E-Mails werden nicht ausgelesen: Stattdessen nutzt Scedule künstliche Intelligenz, um aus Verfügbarkeitsdaten sinnvolle Terminvorschläge zu generieren (smartSceduling).
  • Scedule funktioniert nicht nur für 1:1 Termine: Stattdessen wird die Verfügbarkeit einer unbegrenzten Anzahl von Teilnehmern berücksichtigt, unabhängig davon ob diese Scedule selber nutzen oder nicht (smartPoll).
  • Scedule findet nicht nur den Termin: Stattdessen organisiert Scedule auch die Ressourcen, die Sie für den Termin benötigen (Raum, Einwahldaten, …).

Scedule wurde speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt. Datenschutz, der Schutz der Privatsphäre, sowie die Integration in die bestehende Prozess- und IT Landschaft standen hier im Fokus. Neben der Terminfindung digitalisiert Scedule somit auch dessen Organisation. Die Silo-Landschaft inkompatibler Groupware wird verbunden, individuelle Workflows automatisiert, und so ein professionelles Terminmanagement ermöglicht.

Brauche ich nun keine Kalender-App mehr?

Doch. Scedule ist keine Kalender-App und hat auch nicht den Anspruch, diese abzulösen. Mit Ihrer Kalender-App und Ihren genutzten digitalen Kalendern (Office 365, Apple iCloud, Google Calendar, Outlook.com, …) verwalten Sie nach wie vor Ihre Termine. Scedule ergänzt diese in ihrer Funktionalität um die essentielle Möglichkeit der Terminvereinbarung und -organisation. Dazu arbeitet Scedule nahtlos mit jedem digitalen Kalender zusammen.

Veröffentlicht oder teilt Scedule meine Kalender?

Nein. Scedule ermittelt Ihre Verfügbarkeit aus allen Ihren Kalendern und persönlichen Präferenzen. Im Rahmen einer Terminabstimmung gleicht Scedule dann die Verfügbarkeit von allen Teilnehmern eines Termins ab. Daraus werden Terminvorschläge generiert. Nur eine Auswahl dieser Vorschläge wird einem Organisator bei einer Terminanfrage vorgelegt.

Welche Daten speichert Scedule von mir?

Entsprechend Ihrer Registrierung speichern wir Ihren Namen sowie Ihre E-Mail Adresse. Zur Nutzung des Dienstes benötigt Scedule Zugriff auf die Kontakt- und Kalenderdaten auf Ihrem Smartphone.

Von Ihren Kontakten werden lediglich deren E-Mail Adressen genutzt. Diese werden jedoch in der App in einen anonymisierten Hash Wert gewandelt, dieser wird auf den Server übertragen und kann auch dort nicht mehr in eine E-Mail Adresse zurück gewandelt werden. Wir benötigen diese Hash Wert lediglich, um gegenseitige Kontakte zu identifizieren.

Von den Kalenderdaten werden nur die Start- und Endzeit sowie der Ort Ihrer Termine an unsere Server übertragen. Daraus ermitteln wir die dazwischenliegenden freien Zeiten und Ihren wahrscheinlichen Aufenthaltsort. Diese anonymisierten Daten werden benötigt, um passende Terminvorschläge für Sie und Ihre Geschäftspartner zu ermitteln. Vorschläge die sich in Ihre geschäftlichen und privaten Pläne einfügen.

Wo liegen meine Daten? Wie sicher sind meine Daten?

Die Daten von Scedule liegen in der Open Telekom Cloud in Deutschland. Dort werden sie entsprechend der gültigen Datenschutzgesetze in Deutschland und der EU vorgehalten. Ergänzend zu dieser sicheren Speicherung möchten wir darauf hinweisen, dass Scedule nur die essentiell für eine Terminvereinbarung notwendigen Daten abfragt, verschlüsselt und überträgt. Details zu unseren Prämissen im Umgang mit Ihren Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Was macht Scedule mit meinen Kontakten? Ladet ihr sie ungefragt zu Scedule ein?

Nein. Wir missbrauchen Ihre Kontakte keinesfalls für Werbemaßnahmen! Den Zugriff auf die Kontakte in Ihrem Adressbuch benötigen wir, um Sie bestmöglich bei der Terminplanung zu unterstützen.

Zunächst ermöglicht es Ihnen, in der App einfach die Kontakte auszuwählen, die an einem Termin teilnehmen sollen. Scedule listet daher alle Kontakte aus Ihrem Adressbuch, zu denen es eine E-Mail Adresse gibt.

Aus dieser E-Mail Adresse erzeugt die App zudem einen verschlüsselten Hash-Wert der an unseren Server übertragen wird. Dieser Hash-Wert kann vom Server nicht mehr in eine E-Mail Adresse zurück gewandelt werden, und dient lediglich zu Steuerungszwecken. Wir identifizieren so, welche Ihrer Kontakte auch Ihre E-Mail Adresse in Ihren Adressbüchern haben. Denn im Rahmen eines 1:1 Termins werden die Verfügbarkeiten von Organisator und Teilnehmer nur dann miteinander abgeglichen, wenn beide sich kennen. So ist sichergestellt, dass unbekannte Kontakte keine Informationen über Ihre grundsätzliche Verfügbarkeit erlangen.

Im Rahmen einer smartPoll überträgt die App zudem die E-Mail Adressen der ausgewählte Teilnehmer, um die von Ihnen gewünschte Umfrage auch verschicken zu können. Nach Abschluss der Umfrage werden diese Daten wieder von unserem Server gelöscht.

Was kostet Scedule?

Scedule – mit seinen Kernfunktionen smartMatching, smartSceduling und smartPoll – steht Ihnen kostenfrei im App- und Playstore zum Download zur Verfügung. So kann jeder sinnvolle Termine organisieren.
Mehr Funktionalität für den professionellen Einsatz im gesamten Unternehmen, insbesondere die Buchung von Besprechungsräumen aber auch eine Terminumfrage im Look & Feel ihrer Unternehmensmarke, bieten wir in einem nutzerbasierten Lizenzmodell.

Warum benötigt Scedule Zugriff auf meine Kontakte?

Zunächst ermöglicht es Ihnen, in der App einfach die Kontakte auszuwählen, die an einem Termin teilnehmen sollen. Scedule listet daher alle Kontakte aus Ihrem Adressbuch, zu denen es eine E-Mail Adresse gibt.

Aus dieser E-Mail Adresse erzeugt die App zudem einen verschlüsselten Hash-Wert der an unseren Server übertragen wird. Dieser Hash-Wert kann vom Server nicht mehr in eine E-Mail Adresse zurück gewandelt werden, und dient lediglich zu Steuerungszwecken. Wir identifizieren so, welche Ihrer Kontakte auch Ihre E-Mail Adresse in Ihren Adressbüchern haben. Denn im Rahmen eines 1:1 Termins werden die Verfügbarkeiten von Organisator und Teilnehmer nur dann miteinander abgeglichen, wenn beide sich kennen. So ist sichergestellt, dass unbekannte Kontakte keine Informationen über Ihre grundsätzliche Verfügbarkeit erlangen.

Im Rahmen einer smartPoll überträgt die App zudem die E-Mail Adressen der ausgewählte Teilnehmer, um die von Ihnen gewünschte Umfrage auch verschicken zu können. Nach Abschluss der Umfrage werden diese Daten wieder von unserem Server gelöscht.

Warum sehe ich in der Kontaktliste nicht alle meine Kontakte aus dem Adressbuch?

Ihnen werden alle Kontakte angezeigt, dessen E-Mail Adresse Sie in Ihrem Adressbuch gespeichert haben. Zusätzlich können Sie die E-Mail Adresse des Einzuladenden direkt in das Suchfeld eintragen und über das Plus-Symbol zur Einladung hinzufügen. 

Wie kann ich Kontakte einbinden und einladen, die Scedule nicht nutzen?
Sie können jeden Kontakt einladen, indem Sie dessen E-Mail Adresse eingeben. Ganz so, wie Sie es aus Ihrem Kalender kennen. 
Im Falle einer direkten Termineinladung, wird jeder Teilnehmer mittels E-Mail Adresse über Ihren Standard-Kalender eingeladen. Die Verfügbarkeiten von Scedule Nutzern werden selbstverständlich weiterhin von Scedule bei der Terminauswahl berücksichtigt.
Wenn Sie auch die Verfügbarkeit und Präferenzen von Nicht-Nutzern berücksichtigen wollen, dann starten Sie doch einfach eine Umfrage (smartPoll), indem sie 2-6 Termine auswählen, statt nur einen. Alle Teilnehmer erhalten daraufhin eine Einladung (Nicht-Nutzer via E-Mail, Scedule Nutzer via Scedule) zu einer interaktiven Umfrage, bevor Sie sich als Organisator für einen finalen Termin entscheiden dürfen.
Warum benötigt Scedule Zugriff auf meine Kalender?

Durch Ihre Erlaubnis kann Scedule Ihre freien Zeiten identifizieren, um schneller Termine zu vereinbaren die in Ihre Pläne passen. Dabei wird jedoch nur die Start- und Endzeit sowie der Ort Ihrer Termine an unsere Server übertragen. Daraus ermitteln wir die dazwischenliegenden freien Zeiten und Ihren wahrscheinlichen Aufenthaltsort. Diese anonymisierten Daten werden benötigt, um passende Terminvorschläge für Sie und Ihre Geschäftspartner zu ermitteln. Vorschläge die sich in Ihre geschäftlichen und privaten Pläne einfügen.

Die übertragenen Daten betreffen lediglich den Zeitraum der kommenden 180 Tage, und nur die Kalender, die Sie proaktiv in den Einstellungen der Scedule App als relevant auswählen. Scedule hat keinen Einblick in den Inhalt Ihrer Kalender, also die Themen einzelner Termine oder deren Teilnehmerkreis.

Welche Kalender werden unterstützt?

Scedule unterstützt alle Kalender, die Sie mit Ihrem Smartphone synchronisieren. Selbstverständlich können Sie also weiterhin mit Ihrem Google Calendar, Apple’s iCloud oder Microsoft Office 365 arbeiten, und Scedule wird Ihre Verfügbarkeit aus all diesen Kalendern berücksichtigten privat sowie geschäftlich. Scedule übertragt dann den neuen Termin automatisch in ihren Standard-Kalender, welchen Sie wie gewohnt nutzen können. Scedule hat also nicht zum Ziel, Ihren präferierten Kalender zu ersetzen, sondern ihn um die essentielle Möglichkeit der leichten Terminvereinbarung und organisation zu erweitern.

Berücksichtigt Scedule auch meine privaten Termine?

Ja. Scedule leitet Ihre Verfügbarkeit von allen Kalendern ab, die sie mit Ihrem Smartphone synchronisieren und in den Einstellungen von Scedule als „relevante Kalender“ aktivieren. Wenn Sie auch ihren privaten Kalender für Scedule freigegeben haben, werden natürlich auch diese Termine berücksichtigt. Selbstverständlich kann weiterhin niemand ihre persönlichen Verabredungen einsehen.

Welche Faktoren berücksichtigt Scedule beim Abgleich der Verfügbarkeiten?

Jegliche persönliche Präferenzen und Rahmenbedingungen, um ganz wie ihre persönliche Assistenz den für Sie perfekten Termin zu finden. Zunächst werden hierfür die freien Zeiten aus den freigegebenen Kalendern aller Teilnehmer miteinander abgeglichen. Hier berücksichtigt Scedule also bereits geschäftliche wie private Termine, da alle Kalender berücksichtigt werden können, die mit dem Smartphone synchronisiert werden. Des weiteren werden die persönlichen Präferenzen aus den Einstellungen des Nutzers reflektiert: Arbeitszeiten, die maximal gewünschte Auslastung mit Terminen, oder auch die ausschließliche virtuelle Verfügbarkeit im Home-Office. Der Scedule Algorithmus bezieht dann weitere Kriterien mit ein, wie zum Beispiel die Zeitzonen der Teilnehmer. Mehr Details bleiben unser Geheimnis, denn der Algorithmus ist letztlich das Herz von Scedule 😉

Wie oft synchronisiert Scedule meine Kontakt- und Kalenderdaten?

Insbesondere Ihre Kalenderdaten können sich im Zweifel minütlich ändern, wenn Sie Termine erstellen, löschen, oder Einladungen annehmen. Scedule synchronisiert daher nicht nicht nur beim Neustart der App, oder wenn Sie sie aus dem Hintergrund wieder aufrufen. Sie erkennt zudem, wenn sich Daten im Adressbuch oder Kalender ändern und reagiert darauf sofort.

Das bedeutet aber auch, dass Sie die Scedule App im Hintergrund laufen lassen sollten. Denn wenn Sie bspw. über Tage die App nicht starten, sind Ihre Verfügbarkeitsdaten auf unseren Servern veraltet. Wenn Ihre Geschäftspartner Sie dann mittels Scedule zu Terminen einladen, passen die Terminvorschläge ggf. nicht mehr alle in Ihre aktuelle Planung.

Berücksichtigt Scedule unterschiedliche Zeitzonen der Teilnehmer?

Ja. Scedule prüft nicht nur die Zeitzone des von Ihnen gewählten Ortes eines Termins, sondern auch die Zeitzonen der Teilnehmer. Entsprechend entscheidet sich, welche Zeitzone für die Terminvorschläge relevant ist.

Haben Sie die virtuelle Teilnahme an einem Termin ausgeschlossen, gilt die Zeitzone des Ortes. Haben Sie dem Termin keinen Ort hinzugefügt, oder die Option zur virtuellen Teilnahme gewählt, prüft Scedule die Zeitzonen der Teilnehmer. Sollten diese sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, werden Terminvorschläge generiert, die jedem eine Teilnahme ermöglichen. Die Vorschläge mögen dann zwar außerhalb Ihrer definierten Arbeitszeiten liegen, aber definitiv nicht zur Schlafenszeit einzelner Teilnehmer.

Wie viele Teilnehmer kann ich mittels Scedule zu Terminen einladen?

Grundsätzlich beliebig viele. Scedule limitiert dies nicht. Naturgemäß ist jedoch zu erwarten, dass je mehr Teilnehmer berücksichtigt werden sollen, desto weniger gemeinsame Zeitfenster existieren werden. Scedule berücksichtigt zwar den Zeitraum der kommenden 180 Tage, ein zu später Termin wird nur nicht immer Ihren Erwartungen gerecht.

Scedule berücksichtigt nicht die Verfügbarkeiten der von mir eingeladenen Personen. Warum?

Damit Scedule im Rahmen des smartSceduling die Verfügbarkeiten von Personen berücksichtigen kann, müssen diese natürlich selber Scedule nutzen. Zur Abstimmung von Terminen mit Kontakten die Scedule nicht nutzen, haben wir daher die smartPoll entwickelt.

Sollte Ihr Kontakt jedoch Scedule nutzen und seine Verfügbarkeiten werden dennoch nicht berücksichtigt, so sind Sie beide keine gegenseitigen Kontakte. Denn im Rahmen der Vereinbarung von 1:1 Terminen, gleicht Scedule die Verfügbarkeit der Teilnehmer nur ab, wenn diese sich gegenseitig in ihrem Adressbuch gespeichert haben. Stellen Sie daher bitte sicher, dass Sie beide ihre jeweilige E-Mail Adresse gespeichert haben.

Einer meiner Kontakte nutzt definitiv Scedule, aber die Terminvorschläge passen nicht.

Scedule gleicht bei GruppenTerminen grundsätzlich die Verfügbarkeiten aller Scedule Nutzer ab. Denn wenn Verfügbarkeiten mehrerer Teilnehmer übereinander gelegt werden, dann sind Rückschlüsse auf die Pläne des Einzelnen ausgeschlossen. Handelt es sich jedoch um einen 1:1 Termin wird die Verfügbarkeit nur abgeglichen, wenn Organisator und Teilnehmer sich kennen. Dies wird in Abhängigkeit der gegenseitigen Email Adressen im Adressbuch erkannt, um die Privatsphäre des Einzelnen vor dem Einblick Fremder in die grundsätzliche Verfügbarkeit zu schützen.

Ob ein Kontakt von Ihnen überhaupt Scedule nutzt erkennen Sie an dem kleinen Scedule Icon neben seinem Namen in der Kontaktliste. Ist dieses lila, dann nutzt Ihr Kontakt Scedule, jedoch hat er Ihre E-Mail Adresse nicht gespeichert. Er ist somit kein gegenseitiger Kontakt. Sind Sie beide gegenseitige Kontakte, dann ist das Scedule Icon blau.

Wenn Scedule doch die Orte meiner Termine kennt, warum werden diese nicht berücksichtigt?

Es ist wenig sinnvoll, einen Termin in München vorzuschlagen, wenn der Teilnehmer am selben Tag in Berlin ist. Dennoch ist es richtig, dass Scedule in der vorliegenden Version zwar die Orte der Termine aus den Kalendern einliest, diese aber noch nicht berücksichtigt.

Dies hat ganz praktische Gründe: Kalender sind im Durchschnitt sehr unzureichend mit strukturierten Ortsinformationen gepflegt. In den meisten Fällen stehen im Ortsfeld eines Termins Begriffe wie „in meinem Büro“, „Konferenzraum 300“, oder sogar Telefonnummern. Denn nur wenige Kalender-Applikationen ermöglichen den Eintrag von strukturierten Ortsdaten, zum Beispiel durch die Integration mit Google Places.

Wir haben uns daher dazu entschieden, unsere Nutzer zunächst dabei zu unterstützen, diese strukturierten Ortsinformationen einfach zu Ihren Terminen hinzuzufügen. Daher haben wir eine Schnittstelle zu Google Places integriert, aber auch die über Office 365 verfügbaren Konferenzräume werden mit ihren Adressdaten in einen Termin eingetragen. Mehr noch: Scedule prüft auch die Zeitzone eines eingetragenen Orts und gleicht diese mit der Zeitzone des Termins ab.

Warum fehlen bei den Terminvorschlägen manche freien Zeiten aus meinem Kalender?

Selbst wenn Scedule nur Ihre eigenen Verfügbarkeiten berücksichtigen soll, so zeigt es Ihnen nicht alle freien Zeiten in Ihrem Kalender an. Dies hat einen guten Grund. Der Scedule Algorithmus ist darauf ausgelegt, sinnvolle Terminvorschläge zu identifizieren. Dazu berücksichtigt er viele Parameter, von denen wir auch nur einige verraten. Unter anderem gehört dazu aber Ihre Auslastung am Tag. Da Sie für diese eine Obergrenze in den Einstellungen festlegen können, fallen einige Terminvorschläge raus.

Die Sensibilität des Algorithmus steuern Sie übrigens über den Prioritätsschalter über den Terminvorschlägen.

Wozu dient die Einstellung „relevante Zeiten“?

Diese Einstellung sorgt dafür, dass Sie nur noch zu passenden Zeiten zu Terminen eingeladen werden, bzw. als Organisator die für Sie passenden Terminvorschläge erhalten. Definieren Sie hier Ihre Arbeitszeiten sowie die maximal gewünschte Auslastung an Terminen innerhalb dieser. Die Option Home Office ermöglicht zudem, dass Sie an entsprechenden Tagen nur noch zu Terminen eingeladen werden, bei denen Sie auch virtuell teilnehmen können. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Arbeitstag!

Welchen Einfluss hat die Veränderung der „Priorität“ auf die Terminvorschläge?

Jeder Termin verfolgt eine unterschiedliche Dringlichkeit. Wenn Sie daher die Priorität Ihrer Terminanfrage verändern, liefert Scedule unterschiedliche Terminvorschläge. Je nach Priorität bewertet der Scedule Algorithmus Ihre Verfügbarkeit und Präferenzen unterschiedlich. Ein Beispiel hierfür ist die von Ihnen maximal gewünschte Auslastung mit Terminen, die bei dringenden Terminen im Zweifel ausgereizt wird.

Wenn mein Kalender nicht vollständig gepflegt ist, sind die Terminvorschläge doch auch ungenau, oder?

Prinzipiell ist das richtig. Je besser Sie Ihren Kalender pflegen, desto eher schließen Sie aus, dass Scedule Ihnen Vorschläge unterbreitet, die mit Ihren Plänen kollidieren. Da wir uns aber dessen bewusst sind, dass viele Verpflichtungen nicht immer sofort im Kalender eingetragen werden, haben wir den Kalender View entwickelt. Neben jedem Terminvorschlag sehen Sie ein kleines Kalender-Icon. Tippen Sie darauf und Scedule zeigt Ihnen den Vorschlag im Kontext des geplanten Tages an. Ein Blick auf den Tag macht schnell auch die nicht dokumentierten Verpflichtungen wieder präsent.

Wie wird der finale Termin in meinen Kalender eingetragen?

Scedule interagiert direkt mit Ihrem Kalender. Wenn Sie sich für einen Terminvorschlag entschieden haben und die Einladung verschicken, synchronisiert Scedule diesen Termin mit allen Daten in Ihren Kalender. Dieser sendet dann auch die Einladung an alle Teilnehmer. Scedule wählt hierzu im Regelfall Ihren Standardkalender. Diesen können Sie in den Systemeinstellungen ihres Smartphones ändern.

Wenn Sie mittels smartBooking auch einen Raum ausgewählt haben, synchronisiert Scedule in den Office 365 Kalender, in dem dieser Raum verwaltet wird.

Wie kann ich einen Termin absagen, verschieben oder aktualisieren?

Wie gewohnt können Sie Ihre Termine in Ihrem vertrauten Kalender verwalten. Scedule zielt nicht darauf ab diesen zu ersetzen, sondern wird Ihren genutzten Kalender ausschließlich durch die einfache Terminfindung und Organisation erweitern.

Was sind die Vorteile der smartPoll gegenüber der direkten Einladung?

Natürlich würden wir uns wünschen, dass jeder Scedule nutzt. Noch arbeiten wir jedoch daran.

In der Zwischenzeit können Sie uns helfen, indem Sie einfach die smartPoll nutzen. Denn sie ist speziell für den Fall geplant, dass die Teilnehmer eines Termins noch nicht Scedule nutzen. Zum Beispiel möchten Sie einen Termin mit zwei internen Kollegen und drei externen Geschäftspartnern planen. Die Kollegen im Unternehmen setzen Scedule ein. Die Terminvorschläge berücksichtigen daher deren Verfügbarkeit bereits. Damit Sie nun auch die Geschäftspartner in die Abstimmung einbeziehen können, haben wir die smartPoll entwickelt. Alle Teilnehmer erhalten eine Einladung (Ihre Kollegen via Push Notification und die Geschäftspartner als E-Mail) zu einer interaktiven Umfrage, bevor Sie sich als Organisator für einen finalen Termin entscheiden dürfen.

Selbstverständlich können sich Ihre Geschäftspartner die kostenfrei Scedule App im App- oder Playstore herunterladen. Für Ihren nächsten Termin brauchen Sie dann keine Umfrage mehr, und wir kommen unserem Ziel ein Stückchen näher.

Wie starte ich die smartPoll?

Wählen Sie von den Terminvorschlägen einfach nicht nur einen Termin aus, sondern zwischen 2 und 6. Scedule wird dann automatisch eine Umfrage, statt einer direkten Termineinladung generieren. Statt einen Termin mit Ihrem Kalender zu synchronisieren, wird zunächst die Umfrage durchgeführt. Teilnehmer die nicht Scedule nutzen erhalten eine E-Mail und können die für sie passenden Termine auswählen. Scedule Nutzer können direkt in der App antworten. Im Bereich „Umfrage” können Sie als Organisator jederzeit den Status der Antworten einsehen und daraus eine Termineinladung erstellen.

Wie viele Terminvorschläge sollte ich auswählen?

Das hängt davon ab, ob die Teilnehmer Ihres Termins Scedule nutzen oder nicht. Wenn diese Scedule nutzen, dann berücksichtigen die Vorschläge ja bereits deren Verfügbarkeit. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Termin dann doch nicht passt ist daher gering. Zwei bis drei Terminvorschläge sollten in so einem Fall genügen.

Wenn einige der Teilnehmer aber nicht Scedule nutzen, dann empfiehlt es sich, bis zu sechs Terminvorschläge zu schicken.

Woran erkenne ich, ob meine Teilnehmer Scedule nutzen?

Ob ein Kontakt von Ihnen überhaupt Scedule nutzt erkennen Sie an dem kleinen Scedule Icon neben seinem Namen in der Kontaktliste. Ist dieses lila, dann nutzt Ihr Kontakt Scedule, jedoch hat er Ihre E-Mail Adresse nicht gespeichert. Er ist somit kein gegenseitiger Kontakt. Sind Sie beide gegenseitige Kontakte, dann ist das Scedule Icon blau.

Wie lange dauert eine smartPoll?

Die Dauer einer smartPoll hängt natürlich von der Reaktionszeit der Teilnehmer ab. Wenn diese selber Scedule nutzen, werden Sie sofort mit einer Push Notification über den Eingang einer neuen Umfrage informiert. Die Antwort ist dann recht kurzfristig zu erwarten. Wenn diese Scedule nicht nutzen, werden Sie zwar auch sofort per E-Mail über die Umfrage informiert, die Reaktionszeit hängt dann aber auch davon ab, wie regelmäßig Ihre Teilnehmer Ihre E-Mails abrufen. In einem Projektteam empfiehlt es sich daher, dass alle Teilnehmer die Scedule App herunterladen und auf Ihrem Smartphone installieren.

Scedule selbst hält die Umfrage übrigens unbegrenzt aufrecht, bis sie proaktiv von dem Organisator des Termins beendet wird. 

Wie sieht die Einladung aus, die meine Teilnehmer bekommen?

Teilnehmer die selber Scedule nutzen, bekommen eine Push Notification und können die Einladung in der Form betrachten, in der Sie sie auch in der App sehen.

Teilnehmer die Scedule nicht nutzen erhalten eine E-Mail-Einladung mit einem Link der direkt zur Terminabstimmung führt. Schicken Sie sich doch einfach einmal eine eigene smartPoll an eine andere E-Mail Adresse als die, mit der Sie sich bei Scedule registriert haben. Übrigens können sie den Look & Feel dieser E-Mail und Poll-Landingpage in das Corporate Design Ihres Unternehmens ändern. Das Branding der smartPoll ist Teil unserer Business Edition.

Wie lange bleibt mir Zeit, um als Teilnehmer auf eine smartPoll zu antworten?

Über Ihre Antwortzeit entscheidet letztlich der Organisator, welcher die smartPoll jederzeit beenden kann. Es empfiehlt sich somit, schnellstmöglich die von Ihnen gewünschten Termine auszuwählen, um in den Terminfindungsprozess einbezogen werden zu können. Je früher Sie antworten, desto schneller kann der Organisator sich für einen Termin entscheiden.

Werden die Terminvorschläge während der smartPoll in meinem Kalender reserviert?

Ja. Bei einer Terminumfrage werden die präferierten und zur Abstimmung geschickten Terminvorschläge zunächst automatisch in Ihrem Kalender freigehalten, bevor der finale Termin eingetragen wird. Gleiches geschieht auf Seiten der Teilnehmer, wenn diese Scedule nutzen. Die Terminvorschläge, die diese als für sie verfügbar auswählen, werden in deren Kalender reserviert. Nur so kann während des Umfrageprozesses gesichert werden, dass die optionalen Termine auch nach vergangener Zeit noch zur Verfügung stehen. So müssen Sie sich keine Sorgen über Doppelverabredungen machen und behalten stets den Überblick.

Sobald Sie als Organisator den finalen Termin bestimmt haben, wird dieser in Ihrem Kalender bestehen bleiben, während die weiteren Terminoptionen wieder automatisch aus Ihrem Kalender – und den Kalendern der Teilnehmer – entfernt werden.

Wo kann ich als Organisator das Ergebnis einer smartPoll sehen?

Im Hauptmenü unter Umfrage können Sie jederzeit den aktuellen Status Ihrer Umfrage überprüfen und diese verwalten. Dort sehen Sie zunächst eine Liste der Terminvorschläge, die Sie zur Auswahl versandt haben. Neben jedem Termin steht rechts der aktuelle Status Zusagen, Zusagen zur virtuellen Teilnahme, Absagen, oder wie viele Antworten noch ausstehen. Wenn Sie auf diese Anzeige tippen, dann sehen Sie die Antworten je einzelnem Teilnehmer.

Kann ich als Organisator selbst über den finalen Termin entscheiden?

Selbstverständlich. Die Wahl des endgültigen Termins liegt ganz bei Ihnen! Egal ob bereits alle Eingeladenen auf Ihre Umfrage geantwortet haben oder Antworten noch ausstehen. Sie können sich zu jeder Zeit einen Termin aussuchen und diesen festlegen oder die Terminumfrage sogar ganz abbrechen. Sie können auch Termine wählen, zu denen einige Teilnehmer im Rahmen der smartPoll abgesagt haben, auch wenn dies nicht unbedingt dem Ziel der Umfrage entspricht. Diese werden daher dann dennoch als optionale Teilnehmer zu dem Termin eingeladen.

Warum sind die Funktionen „Raum buchen“ und „Tisch buchen“ bei mir nicht verfügbar?

Sie können Räume und Schreibtische buchen, sobald Sie das Raumbuchungssystem Ihres Unternehmens mit Scedule verknüpft haben. Wenn Sie Office 365 nutzen, können Sie Ihre Räume (Ressourcenpostfächer) mit Erwerb des Business Paketes integrieren. Natürlich können wir auch andere Systeme mit Scedule verknüpfen, kontaktieren Sie uns dazu gerne und wir klären mit Ihnen passende Integrationsmöglichkeit für Ihr Unternehmen!

Wie funktioniert das smartBooking?
Die Anbindung Ihrer Office 365 Instanz an die Scedule API ist Teil unserer Business Edition. Fortan können Ihre Mitarbeiter mittels der Scedule App auf die Besprechungsräume (Ressourcenpostfächer) Ihres Unternehmens zugreifen. Scedule übernimmt die Prüfung der Verfügbarkeit, der Kapazität des Raums in Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer eines Termins, sowie die Buchung des Raums inklusive Eintrag der korrekten Adresse und Raumbezeichnung in den Termin im Kalender. Die Verwaltung Ihrer Räume verbleibt wie gewohnt in Office 365, da Scedule alle relevanten Daten direkt daraus zieht und Buchungen direkt dort vornimmt.
Was ist mit unserem bestehenden Raumbuchungssystem?

Sie verwalten Ihre Besprechungsräume nicht in Office 365 oder MS Exchange, sondern setzen ein proprietäres System ein? Kein Problem. Scedule bietet offene Schnittstellen und wir sind nicht auf einzelne Systeme begrenzt. Sprechen Sie uns einfach an und wir finden eine Lösung.

Wieso listet Scedule nicht alle meine Termine unter dem Tab „smartBooking“?

Wenn Sie in Scedule auf „Raum buchen“ tippen, sehen Sie unter dem Tab „smartBooking“ alle Termine aus Ihrem Office 365 Kalender, bei denen Sie der Organisator sind. Zunächst zeigt Scedule hier nur Termine aus Ihrem Office 365 Kalender an und nicht Termine aus anderen Kalendern, die Sie ggf. mit Ihrem Smartphone synchronisieren. Denn die Raumbuchung erfolgt auf die gleiche Weise, wie auch in Outlook. Scedule fügt dem Termin die E-Mail Adresse des Ressourcenpostfachs hinzu. Da Office 365 die Buchung einer Ressource nur von einem Konto der dazugehörigen Office 365 Instanz akzeptiert, können Sie nur Terminen aus diesem Kalender einen Raum hinzufügen. Zudem können Sie nur Termine ändern, bei denen Sie der Organisator sind.

Übrigens kann Scedule auch mit mehreren Office 365 Instanzen interagieren. Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie zum Beispiel unterschiedliche Groupware Systeme an den einzelnen Standorten Ihres Unternehmens miteinander vernetzen wollen.

Kann ich auch einen Raum zu einem Serientermin hinzufügen?

Scedule zeigt Ihnen auch Serientermine an und Sie können entsprechend einen Raum buchen. Diese Buchung bezieht sich dann aber nur auf den gewählten Termin der gesamten Serie. Wir arbeiten jedoch an der Möglichkeit der Raumbuchung für alle Termine einer Serie.

Kann ich auch „nur“ einen Raum buchen?

Natürlich, Sie können direkt einen Raum für den sofortigen Gebrauch oder vorab für einen bestimmten Zeitraum ganze ohne existierenden Kalendereintrag buchen, indem Sie notwendige Informationen wie die Personenzahl und die voraussichtliche Dauer angeben. Schauen Sie einfach unter dem Tab „Zeit festlegen“ im Bereich „Raum buchen“ nach.

Diese Funktion ist speziell für den Fall gemacht, dass Sie kurzfristig mit Kollegen zu einem wichtigen Thema zusammen sitzen wollen und schnell wissen möchten, welcher der Konferenzräume gerade verfügbar ist.

Informiert Scedule die Teilnehmer wenn ein Raum zu einem Termin hinzugefügt wurde?

Dies übernimmt der von Ihnen und Ihren Teilnehmern genutzte Kalender. Denn Scedule synchronisiert den Termin wie gewohnt mit Ihrem Kalender, der wiederum die Einladungen versendet. So werden Teilnehmer über einen neuen Ort benachrichtigt und können dem Termin den Raumnamen und die Adresse entnehmen.

Wie unterscheidet sich die Buchung von Räumen von der Buchung von Tischen (Shared Desks)?

Scedule kann auch eingesetzt werden, um flexibel Arbeitsplätze zu buchen. Funktionell ist ein Shared Desk in Scedule nichts anderes als ein Raum mit der Kapazität für nur eine Person. Daher verwenden Sie auch Ihr Office 365, um Shared Desks zu verwalten, und Scedule erkennt die unterschiedliche Kapazität und macht Sie im Bereich „Tisch buchen“ verfügbar.

Funktioniert die Raumbuchung auch bei der Planung eines neuen Termins?

Selbstverständlich. Dies ist sogar eine der Kernfunktionen von Scedule. Wenn Sie mit Scedule einen neuen Termin organisieren und als Teil der Business Edition auch Ihre Besprechungsräume integriert sind, dann bietet Scedule Ihnen diese Räume als Ort an.

Wenn Sie smartSceduling für die Terminplanung nutzen, dann können Sie einen ganzen Standort oder auch einen oder mehrere spezifische Räume an einem Standort auswählen. Scedule berücksichtigt dann alle gewählten Räume bei der Terminsuche und sucht einen Termin an dem nicht nur die Teilnehmer verfügbar sind, sondern auch mindestens einer der gewählten Räume verfügbar ist.

Wenn Sie einen Termin für eine definierte Zeit planen, zeigt Scedule Ihnen automatisch nur die Räume an, die zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind aber auch ausreichend Kapazität für die Anzahl der Teilnehmer des Termins bieten.

Wie funktioniert die Raumbuchung im Rahmen einer smartPoll?

Wenn Sie einen Termin mit Hilfe der smartPoll planen und zu dem Termin ebenso einen Konferenzraum benötigen, dann geben Sie den Standort oder den gewünschten Raum bitte bereits bei der Poll mit an. Scedule berücksichtigt dann auch die Verfügbarkeit von Räumen für die Terminsuche.

Für den Zeitraum der smartPoll reserviert Scedule einen Raum für jeden der gewählten Termine und löscht die überflüssigen Raumreservierungen wieder, sobald der finale Termin feststeht.

Welche Vorteile bietet Scedule für meine Mitarbeiter?
Mitarbeitern wird das lange und nervige Hin und Her der Terminfindung erspart. Dies schafft Freiraum für die eigentliche ArbeitAls Teilnehmer von Terminen werden sie nur noch zu für sie sinnvollen Zeiten zu Terminen eingeladen. Scedule ist also wie eine persönliche Assistenz für jeden Einzelnen. Es berücksichtigt individuelle Präferenzen aber auch geschäftliche Prioritäten besser als eine Kalenderfreigabe in Outlook jemals könnte. Darüber hinaus ist der Schutz der eigenen Daten und Pläne gewährleistet.
Mitarbeiter können zudem alle relevanten Ressourcen automatisch und passend zum Termin buchen. So vor allem die in Office 365 verwalteten Ressourcen sowie eine virtuelle Konferenz bei Skype for Business. Aber auch unternehmensspezifische Dienste lassen sich integrieren (Besucher-Management, Catering, Parkplatzreservierung, …). Die komplette Terminorganisation wird effizienter.
Welche Vorteile bietet Scedule für mein Unternehmen?
Ein Mitarbeiter verwendet etwa 5 Stunden pro Woche allein auf die zeitliche Koordination von Terminen. Scedule macht diesen Prozess effizienter, spart Zeit und damit Geld. Eine einfache Terminfindung erhöht zudem die Mitarbeiterzufriedenheit, denn der Fokus auf die eigentliche Aufgabe wird möglich. Dies erhöht die Produktivität des gesamten Unternehmens.
Die integrierte Organisation von relevanten Ressourcen adressiert die Anforderungen einer agilen Arbeitswelt. Projektgetriebene Organisationen benötigen eine flexible Buchung von Konferenzräumen ebenso wie die Vernetzung bisher inkompatibler Systeme. Scedule ermöglicht diese Integration verteilter Silo-Strukturen über Organisationsgrenzen hinweg. Oder wie buchen Sie zwei Besprechungsräume mit Video-Konferenzsystem zur gleichen Zeit an zwei Standorten Ihres Unternehmens, wenn diese obendrein in getrennten MS Exchange Instanzen verwaltet werden?
Abschließend bietet Scedule smartPoll die professionelle Abstimmung von Terminen mit Geschäftspartnern im Look & Feel Ihrer Unternehmensmarke. Terminvorschläge, welche bei den Kollegen passen, werden vollautomatisch erstellt und dienen als Grundlage für eine interaktive Umfrage.
Sie verfügen über eine Shared Desk Infrastruktur oder planen die Einführung flexibler Arbeitsplätze? Dann sollten Sie nicht über ein weiteres System zu deren Buchung nachdenken, sondern über Scedule. Es erweitert Office 365 um die essentiellen Funktionen, um flexibel Tische zu buchen, den Sitzplatz des Kollegen zu erfahren, oder gleich in der Nähe des agilen Projektteams einen Platz zu buchen.
Wie kann ich Scedule in meinem Unternehmen einführen?
Wir begleiten Sie von der Erstberatung über die vollständige Integration in Ihre bestehende IT Landschaft bis hin zur erfolgreichen Kommunikation an Ihre Belegschaft. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür unter: info@scedule.com 
Vorab können Sie jedoch bereits mit unserer kostenlosen Testversion starten, um einen Einblick über die Vorteile und Funktionen von Scedule zu erhalten.
Können meine Geschäftspartner Scedule kostenfrei herunterladen und nutzen?

Ja, im App- oder Playstore können Partner oder Kunden Scedule kostenfrei herunterladen. So werden nicht nur die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter, sondern auch die von externen Geschäftspartnern im Terminfindungsprozess direkt mit einbezogen. Die Lizenzkosten beziehen sich vor allem auf die Integration von Scedule in Ihr Office 365 und somit den Zugriff auf darin verwaltete Ressourcen. Da Geschäftspartner diesen Zugriff nicht benötigen, können diese die kostenfreie Individual Edition nutzen.

Was kostet Scedule für mein Unternehmen?
Der Einsatz von Scedule im Unternehmen erfordert eine geringfügige Integration Ihres Office 365 in das Scedule Backend. Auf Ihrer Seite sollten Sie hierfür etwa 1 Stunde Arbeit eines IT Administrators kalkulieren. Wir veranschlagen einen geringen einmaligen Einrichtungspreis.
Danach berechnen wir ausschließlich Lizenzen für die Anzahl der Nutzer in Ihrem Unternehmen. Diese beginnen umgerechnet bei 1,00 € pro Nutzer pro Monat. Details finden Sie hier.
Für Unternehmen ab 5.000 Mitarbeitern, oder sofern Sie eine individuelle Lösung von Scedule in Ihrem Unternehmen benötigen, machen wir gerne ein individuelles Angebot.
Brauche ich das Business oder Enterprise Paket?
Prinzipiell adressiert unsere Business Edition kleine und mittlere Unternehmen bis etwa 5.000 Mitarbeiter. Zudem ist es auf den Einsatz einer Office 365 Instanz sowie von Skype for Business zugeschnitten. Wenn Sie also mehr Mitarbeiter beschäftigen oder eine andere Groupware bzw. Konferenzlösung im Unternehmen einsetzen, dann kontaktieren Sie uns doch bitte für ein individuelles Enterprise-Angebot. Dies gilt auch für Unternehmen, die mehrere Groupware Instanzen einsetzen oder andere Dienste (Besucher-Management, Catering, Parkplatzreservierung) integrieren möchte.
Wie funktioniert die Integration von Skype for Business?

Wählt der Organisator die Option „virtuelle Teilnahme ermöglichen„, so setzt dies zwei Funktionen in Gang. Zunächst liefert die Skype API eine URL zur virtuellen Einwahl in einen Termin. Scedule kann diesen so einfach einem Termin hinzufügen, und der Organisator muss nicht mühsam nach den Zugangsdaten suchen. Voraussetzung ist die backendseitige Anbindung an Skype for Business, weshalb die Option derzeit nur in der Business Edition zur Verfügung steht.

Des weiteren werden daraufhin unterschiedliche Zeitzonen der Teilnehmer berücksichtigt. Denn wenn der Organisator eine virtuelle Teilnahme ermöglichen möchte, dann sollte jeder Teilnehmer das auch innerhalb seines Tagesfensters tun können.

Welche Konferenztools neben Skype for Business werden unterstützt?

Derzeit unterstützt Scedule produktseitig in der Business Edition nur Skype for Business. Im Rahmen kundenindividueller Enterprise-Lösungen ermöglichen wir jedoch auch die Anbindung anderer Systeme (Cisco WebEx, GoToMeeting, …). Entsprechend arbeiten wir an der Erweiterung unseres Produktes und das Business Angebot zukünftig erweitern.

Kann ich die smartPoll im Look & Feel meines Unternehmens versenden?

Selbstverständlich. Die Anpassung der smartPoll an Ihr Corporate Design bezüglich Firmenlogo und -farbe ist in der Business Edition inbegriffen. Versandte E-Mails zur Einladung sowie und die Landing Page der interaktiven Umfrage selbst erscheinen gegenüber Ihren Geschäftspartnern dann in Ihrem Corporate Design.

Was bedeutet die Integration von Catering und Besuchermanagement?

Wir nennen beides gerne als Beispiele für die Ineffizienz mit der terminrelevante Dienste in Unternehmen heute organisiert werden. Denn sehr oft ist die gute alte E-Mail notwendig, um den Empfang über zu erwartende Gäste zu informieren, das Catering für einen Termin zu ordern, oder Parkplätze für Gäste zu reservieren. Schlussendlich bedeutet dies, dass der Organisator eines Termins alles einzeln anstoßen muss, dies aufwendig ist, schnell vergessen wird, und schon gar nicht flexibel in Bezug auf die Agilität von Terminen ist. Diese manuellen Prozesse möchten wir mit Scedule automatisieren.

Daher bieten wir Unternehmen mit unserer Enterprise Edition an, die von ihnen individuell genutzten Dienste spezifisch zu integrieren. So wird der gesamte Organisationsprozess noch effektiver und einfacher gestaltet und dabei direkt auf Ihr Unternehmen angepasst. Scedule ist darauf vorbereitet, nicht nur weil seine REST-API eine offene und kompatible Schnittstelle bietet, sondern weil Scedule wie der Organisator eines Termins weiß, was wann wo gebraucht wird.

Unterstützt Scedule unser Mobile Device Management?

Ja, in der Enterprise Edition werden selbstverständlich führende MDM / EMM Systeme für die Distribution und Verwaltung der mobilen Scedule App in Ihrem Unternehmen unterstützt.

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